イベントごとの手筋
最近は若い方も
自分主催でイベントを開く
ようになってきている感じです
自分のショーやチームでのショーなど
ちなみに韓国ではマジックのショーを
「コンサート」などというようです
私も、今までに何回か自分主催で
レクチャーなどを開催していますが
集まったとしても、２０人程度ですし、ちょっとした会議室レベル
何かあっても、自分一人で動き回れば対応が
出来る位の人数です
でも、これが１００人近くなってきて、しかも
お手伝いしてくれる人が出てくるとなると
色々と大変になってきます
いろんなイベントに参加して
「じぶんもやってみた～い！」
と思うのはいいのですが、それだけではうまく行かないわけです
表の仕事よりも、裏の仕事の方が細々としていて
沢山あるからです
僕もイベント主催慣れしていませんので、何とも言えませんが
分かる範囲で、いくつかアドバイスを
まずは・・・
１：告知・集客はしっかりと
一番のハードルはここかもですね
結局お客さんが集まらないってこと
この辺は、日ごろの行いが出ますが、各種ＳＮＳで繰り返しの発信と
よく発信している人に頼むってことですね
頭を下げてどうにかなることなら、下げた方が
イイに決まっています（笑）
（もちろん、人は選びましょう）
１回、２回告知をやったくらいじゃ、ほとんどの人は気がつきません
世の中にはメッセージの量が多すぎて、誰も気にしてないってことです
単に趣味でやるだけなら、別にいいのですが
手伝ってくれる人がいるなら、その人に足代くらいは
出したいじゃないですか？
それくらいのものは見込めるようにしましょうね。
２：手続きの流れ
誰かが参加したい！って思ったとしても
どこから申し込めばいいのか、どういった流れなのか
そういったことが分らない、または
記入することが延々続くって、実は非常にストレスなのです
これ、通販などだと、決済の時の住所の入力などで
離脱する率が高いのと一緒でしょう
まずは、申し込みをしてもらうとして
サイト経由なら、実際の申し込みボタンの前に
申し込みの流れや当日のスケジュールなども
記載しておくといいでしょう
金額や日にち、時間や地図など
相手が参加するかしないかの判断基準になりそうなことを
一通り書いておくのがいいんじゃないでしょうか？
そして、実際の申し込みですが、メールでのやり取りよりも
フォームに記載してもらうのがいいと思います。
これなら、互いに確認できますので
もし相手に自動返信メールが届かないなら、相手の記入したメアドが
間違っているので、届かなかったら連絡をくださいって
前のページ書いておけばＯＫ
あと、こちらからのメールを受信できるようにしておいてもらうと
何かあっても、すぐに対処はできますね
そういったことからも、イベントのたびに
特別ページを作ることをお勧めします
例えばブログの１ページとかでの告知や集客ではなく
静的なページを作ってそこにアクセスを流すようにするってこと
目的がはっきりしているページって、分りやすいんですよ
格段にね
３：決済に関して
自分の参加するスケジュールで金額が変わることはよくあります
１日ならいくら、２日参加ならいくらって感じで
この辺は、実際には事務作業が煩雑になるため
主催側としては、あまりオプションを作らない方がいいんですけどね
出来るだけわかりやすく、繰り返し記載するのがポイントです
もし決済がペイパルなどで行けるなら、ボタンは複数作っておけば
自動的に区別ができますね
まあ、フォームも複数作っておいて、フォーム名から
どの金額になるのか、わかるようにしておくといいんじゃないですかね
大抵のフォームの場合、自動返信メールを設定できますので
そこの文言を変えてしまえばいいわけで
銀行振り込みなどの決済の場合、フォーム入力前に口座が分ると
勝手にお金だけ振り込んでしまい
「これ、誰の入金？？」または
「金額違ってるよね？」
なんてなりかねないので、できるだけ確定してから
口座を知らせた方が安全です
ペイパルなら、ボタンを複数作って
一気に課金できますので、もっと安心
心情的には当日にお金のやり取りは出来るだけ
避けた方がいいと思っています
実際には、物販があるなら、１回お財布を開かせる
って作業をした方がいいのかもしれませんが・・
４：詳細な情報
場所、時間、スケジュールなど
そういったことに変更が生まれる可能性もあります
その場合には、フォームでメールアドレスを手に入れてあれば
情報を送ることも可能です
何度も言いますが、人はきちんと読んで無いし理解してないです
その前提のもとで主催者は行動しましょうね
５：当日の動き
自分だけで行うなら、情報として必要だと思われるものは
全てプリントアウト！
そして、色々と余裕を持っておく
例えば、相手にタグのような物を渡すなら、あらかじめ作って
あるものはいいとして、さらに余裕を作っておくことです
誰かに手伝ってもらうなら、きちんとした指示と流れも
文字化しておくべきでしょう
もし当日お金を扱うなら、特にそう
出来るだけ手伝ってもらう人の作業は機械的に
すぐにチェックできるようにして
問題が起こらないように
起こったとしても、すぐに対応できるようにしましょう
理想は、何もしなくてもいい人を１人準備させておくことですね
いわゆる、パシリとして使う（笑）
紙が無い、ペンが無い、弁当足りない、飲み物買ってきて
イベント事にはよくあること
さて、ここから先は、少しアドバンスなもの
・当日までに繰り返しで情報を与える
これは当日参加してお金を頂く際に、期待値を上げておく
ってことも重要だと思います
Ｙｏｕｔｕｂｅなどを使って動画コンテンツをプレゼントしてみたり
なんてのも面白いかと
逆にあらかじめ集金してあるなら、それそのものが
来場のための求心力なるはずです
・終わった後のアフターフォロー
メールアドレスが分かっているのでしたら
ありがとうございましたメールとか
物販の紹介をするとか
来年の告知をしてもいいか聞いておくとか
使い方は色々ですが、次回あるなら
このリストの方々にまずは連絡することが
最優先なことになると思いますので、活用しましょう
ちょうど最近イベントごとに関して書こうかな？と思っていて
たまたま読んでいる本に、参考になることが書かれていて
そして、友人である大原正樹氏のブログでも少々取り上げていたので
http://ooharamasaki.blog47.fc2.com/blog-entry-238.html
手品・マジック(趣味) ブログランキングへ
